5 điều cần làm trước khi di chuyển sang một hệ thống CRM mới

hệ thống CRM

Việc chuyển đổi hệ thống CRM tạo một cơ hội rất lớn cho doanh nghiệp, mở ra những giải pháp tốt hơn để cải thiện chất lượng dịch vụ. Tuy nhiên quá trình chuyển đổi chắc chắn cũng sẽ gây nhiều phiền toái. Di chuyển dữ liệu là một quá trình kỳ công và phức tạp, và luôn tiềm ẩn nguy cơ sai sót.

Một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng được xây dựng để hỗ trợ nhiều người sử dụng và lưu trữ hàng trăm hồ sơ liên lạc, dữ liệu vì thế việc chuyển giao với khả năng xảy ra thiệt hại ở mức thấp nhất là yêu cầu tất yếu.

Để hạn chế tối đa khả năng sai sót, có rất nhiều điểm bạn cần phải lưu ý. Chúng tôi sẽ liệt kê dưới đây 5 điểm lưu ý then chốt nhất.

kako-tz75KgKlw2R6tHJH

1. Xác định lựa chọn giải pháp CRM với lưu trữ điện toán đám mây hay tự lưu trữ?

Tất cả các doanh nghiệp hiện đại ngày nay đều đầu tư vào công nghệ tự động hóa, đó có thể là một phần mềm CRM, một nền tảng tiếp thị qua email… Mặc dù các giải pháp tự động đáng tin cậy bây giờ rất dễ tìm kiếm nhưng điều cơ bản nhất bạn vẫn cần suy nghĩ thấu đáo trước tiên chính là việc lựa chọn nền tảng: hệ thống sẽ lưu trữ dựa trên điện toán đám mây hay tự lưu trữ tại cơ sở của doanh nghiệp?

Mỗi lựa chọn đều có ưu và khuyết điểm riêng, tuy nhiên, có một số rào cản pháp lý có thể ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Tại một số quốc gia, việc giữ an ninh dữ liệu cá nhân phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định và không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây nào cũng có thể đáp ứng được chúng. Chẳng hạn theo luật pháp ở một số nước châu Âu bạn không được tự ý xuất dữ liệu ra khỏi Liên minh châu Âu. Do đó, trong một số tình huống, lựa chọn nền tảng tự lưu trữ là giải pháp duy nhất.

Việc thay đổi giữa các nền tảng vẫn có thể thực hiện được nhưng vẫn chúng vẫn tiềm ẩn các nguy cơ, vì thế bạn hãy lựa chọn giải pháp an toàn nhất. Chẳng hạn như ưu tiên lựa chọn phần mềm cung cấp cả dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây và tự lưu trữ. Giải pháp này sẽ cho bạn sự linh hoạt hơn và cho phép di chuyển dễ dàng giữa CRM tự lưu trữ và đám mây khi cần thiết.

2. Sử dụng công cụ hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu

Một trong những câu hỏi thường gặp về công cụ hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu CRM là: liệu chúng có tự động hoá thực hiện toàn bộ quá trình chuyển đổi? Sự thật là điều đó còn phụ thuộc vào tình hình thực tế. Công ty bạn càng có nhiều dữ liệu, hệ thống của bạn càng cũ và có nhiều tùy biến đã xây dựng thì việc dùng công cụ hỗ trợ sẽ khó hơn. Tuy nhiên trong trường hợp phức tạp đó, mỗi bước tự động hoá nhỏ cũng sẽ giúp ích được rất nhiều.

Các công cụ hỗ trợ chuyển đổi hệ thống CRM cũng giúp việc di chuyển dữ liệu trở nên nhanh và dễ dàng hơn và cũng tốn kém ít chi phí hơn so với thuê nhân sự. Tuy nhiên việc lựa chọn công cụ này cần phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.

Trước hết, giải pháp CRM mới của bạn cần phải có một giao diện lập trình ứng dụng (API) được chuẩn bị tốt. Nếu không bạn sẽ không thể sử dụng một công cụ di chuyển nào cả. Hơn nữa, bạn nên cẩn thận với sự lựa chọn của bạn của một công cụ di chuyển. Quá trình chuyển đổi CRM đòi hỏi kiểm tra trùng lặp, làm sạch dữ liệu, kiểm toán và thử nghiệm, vì vậy hãy chắc chắn rằng công cụ di chuyển của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu này.

3. Lọc dữ liệu thông tin CRM

Nói nôm na di chuyển dữ liệu CRM cũng tương tự như chuyển từ nhà này sang nhà khác. Cả hai đều là một cơ hội để kiểm kê tài sản đang có và loại bỏ những thứ không còn sử dụng hoặc không còn giá trị. Việc di chuyển dữ liệu đã lỗi thời và không chính xác vào hệ thống mới là vô nghĩa và mất thời gian, đó là lý do tại sao bạn nên lọc lại dữ liệu trước khi tiến hành chuyển đổi.

Việc dọn dẹp kho dữ liệu cũng giúp bạn có được một hình ảnh rõ nét hơn về các dữ liệu còn lại. Vì không phải tất cả các hệ thống CRM hỗ trợ cùng một định dạng dữ liệu, bạn sẽ cần phải so sánh phiên bản cũ của mình với một phiên bản mới và định dạng lại dữ liệu của bạn nếu cần.

Bạn cũng cần đảm bảo rằng hệ thống CRM mới có thể cung cấp các tính năng cần thiết tương tự hệ thống CRM hiện tại nhằm đảm bảo tất cả dữ liệu được chuyển đổi hoàn toàn. Giả dụ như hệ thống CRM mới không cung cấp trường số điện thoại, như thế đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất tất cả thông tin dữ liệu về số điện thoại.

kako-s07Gj28NWteZnf7x

4. Phối hợp thực hiện cùng đội ngũ bán hàng

Lợi ích của hệ thống CRM là không cần bàn cãi. 74% người dùng CRM xác nhận hệ thống CRM đã cải thiện khả năng truy cập dữ liệu khách hàng của họ. Như một giải pháp mang tính chiến lược, các doanh nghiệp hiện đại đều đang hướng đến việc áp dụng các hệ thống này.

Mặc dù gỉai pháp này được ban hành từ ban lãnh đạo, nhưng những nhân viên bán hàng lại là người sử dụng hệ thống CRM trực tiếp hàng ngày, khai thác hiệu quả của CRM để tối ưu hiệu suất làm việc. Vì thế việc xem xét các ý kiến đánh giá phần mềm CRM từ bộ phận bán hàng cũng là yếu tố rất cần thiết.

Đó là lý do tại sao việc kiểm tra và thử nghiệm các tính năng của hệ thống CRM mới là cực kỳ quan trọng. Thay vì di chuyển tất cả dữ liệu cùng một lúc, hãy di chuyển chỉ một vài khối và cho nhân viên của bạn một cơ hội để kiểm tra xem chúng hoạt động trong phần mềm mới như thế nào. Việc đánh giá này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất, và các nhân viên sử dụng cũng sẽ có được một số kinh nghiệm sử dụng trước khi thực sự chuyển đổi.

5. Giữ lại bản sao lưu của hệ thống cũ

Ngay cả khi bạn đã thực hiện tất cả các bước phòng ngừa và tự động hóa, vẫn còn rất nhiều sai sót có thể xảy ra trong quá trình di chuyển dữ liệu.

Vì mục đích an toàn, bạn không nên ngưng sử dụng hệ thống cũ ngay lập tức. Hãy giữ thời hạn hoạt động của nó trong ít nhất một vài tháng đề phòng trường hợp một số vấn đề nào đó xảy ra. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể sao lưu dữ liệu có giá trị của mình cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng hệ thống mới có đầy đủ chức năng và đáng tin cậy.

Miễn là bạn không đánh giá thấp công việc chuẩn bị cho việc di chuyển, toàn bộ quá trình sẽ được hoàn thành chính xác như bạn đã lên kế hoạch. Hãy chắc chắn so sánh cẩn thận các giải pháp hiện tại và mới được chọn của bạn, luôn cập nhật dữ liệu trong suốt quá trình chuyển giao và phiên bản CRM nâng cao của bạn chắc chắn sẽ giúp bạn cải thiện và phát triển.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *